Miten kirjoittaa toimistotyöntekijän työhakemus
Toimistotyöntekijänä valttia ovat tarkkuus ja järjestelmällisyys. Tällöin vastaat muun muassa asiakirjojen ja laskujen käsittelystä, tietojen ylläpidosta sekä kokousten aikataulutuksesta. Tästä suoriutuaksesi sinulla on oltava vahvat viestintä- ja organisatoriset taidot, jotta voit työskennellä tehokkaasti kollegoiden tai ulkopuolisten tahojen kanssa. Myös tekniset taidot ovat olennaisia, jotta voit työskennellä hallinnollisten ohjelmistojen kanssa.
Sinun täytyy varmistaa, että nämä taidot ja ominaisuudet tulevat selkeästi esille työhakemuksessa. Osoita, että sinulla on vaadittavat taidot ja että voit tuoda arvokkaan panoksen hallinnolliseen tiimiin.
Työhakemus toimistotyöntekijä
Toimistotyöntekijän täytyy olla sosiaalinen ja järjestelmällinen. Luo siis työhakemuksesi nämä ominaisuudet mielessä pitäen. Pelkkä luonteenpiirteiden luettelu ei kuitenkaan riitä, vaan pätevyys täytyy osoittaa myös esimerkkien ja aiempien kokemusten kautta. Alla on hyvä esimerkki:
Teemu Niemi
Pihlajatie 56, 00550 Helsinki
+358 45 234 5678
[email protected]
Marja Lahti
Blue Horizon Consulting Oy
Satamakatu 20, 33200 Tampere
Hei Marja
Menestyvä ja tehokas organisaatio perustuu vankkaan ja sujuvaan hallintoon. Luontaisten organisointitaitojeni ja yksityiskohtien huomioimisen vuoksi uskon olevani loistava toimistotyöntekijä yritykseenne.
Edellisessä työssäni kehitin tärkeitä organisatorisia ja hallinnollisia taitoja, kuten taloushallinnon ylläpitoa, raporttien laatimista ja kokousten sekä tapahtumien järjestämistä. Näiden kokemusten ansiosta kykenen tehokkaaseen priorisointiin, mikä taas mahdollistaa tehtävieni tarkan ja oikea-aikaisen suorittamisen.
Minulla on myös erinomaiset viestintätaidot kollegoiden ja kumppanien kanssa kommunikointiin. Liiketoiminta ja ammatillinen kirjoittaminen -kurssin ansiosta olen taitava ammattimaisten asiakirjojen laatimisessa ja kykenen vastaamaan asiakkaiden ja kollegoiden tiedusteluihin asianmukaisesti.
Tekniset taitoni kattavat vankan tiedon erilaisista hallinnollisista ohjelmistoista ja järjestelmistä, kuten MS Office ja SAP, joiden avulla voin käsitellä tietoja tarkasti ja laatia raportteja tehokkaasti. Lisäksi olen onnistuneesti parantanut prosesseja hallinnollisen tehokkuuden lisäämiseksi tiimissä, mikä on johtanut tuottavuuden kasvuun.
Uskon vahvasti proaktiiviseen lähestymistapaan ja olen aina valmis tukemaan kollegoitani tarvittaessa. Edellisessä työpaikassani tämä johti positiiviseen ja yhteishenkiseen työilmapiiriin, jossa onnistuimme tiiminä saattamaan päätökseen useita projekteja ja saavuttamaan määräajat.
Olen erittäin motivoitunut jakamaan hallinnolliset taitoni ja kokemukseni toimistotyöntekijänä tiimissänne, ja mielelläni keskustelisin henkilökohtaisesti siitä, miten ominaisuuteni vastaavat organisaationne tarpeita.
Ystävällisin terveisin
Teemu Niemi
Hyvä rakenne toimistotyöntekijän työhakemukselle
Hyvä työhakemus on selkeästi jäsennelty. Sitä ei ole jaettu eri osioihin, kuten CV on, mutta siinä käytetään loogista rakennetta, jotta potentiaalinen työnantaja saa kaikki tärkeät ja asiaankuuluvat tiedot voidakseen tehdä oikean päätöksen. Erityisesti toimistotyöntekijänä sinulta odotetaan tarkkaa ja huolellista työskentelyä. Tämä tulee näkyä myös työhakemuksessasi.
Tässä on optimaalinen rakenne:
- yhteystiedot
- tervehdys
- avauslause
- johdanto
- pääteksti
- lopetus
Yhteystiedot
Kaikissa hallinnollisissa tehtävissä vaaditaan yksityiskohtien huomioimista. Kaikkien olennaisten yhteystietojen mainitsemisen pitäisi siis sujua ongelmitta. Laita tiedot viestin yläosaan, jotta sinuun voidaan ottaa helposti yhteyttä.
Tervehdys
Tervehdi työhakemuksesi lukijaa. Käytä mieluiten rekrytoijan etunimeä. Tämä luo heti kättelyssä henkilökohtaisen yhteyden ja asettaa myös odotuksen saada vastausviesti kyseiseltä henkilöltä.
Avauslause
Ensimmäinen lause luetaan luonnollisesti ensimmäisenä. Tästä syystä on syytä välttää tavanomaista lausetta, kuten ”Löysin työpaikkailmoituksenne.” Tavoite on tehdä heti hyvä vaikutelma ja erottua. Avauslauseen tarkoitus on saada lukija uteliaaksi ja kiinnostumaan viestin muusta sisällöstä.
Johdanto
Ensimmäistä lausetta seuraa vahva johdanto. Siinä kirjoitat vakuuttavasti, miksi haluat työpaikan ja miksi sinut tulisi valita.
Muista, että rekrytoijat ovat kiireisiä ja saavat usein paljon hakemuksia yhtä työpaikkaa kohden. Johdannon täytyy siis erottua joukosta heti. Vältä tylsiä ja latteita avauksia ja keksi sen sijaan mielenkiintoisia, asiaankuuluvia faktoja tai kokemuksia, jotka määrittävät kirjeesi sävyn. Tavoitteena on rohkaista lukijaa lukemaan lisää.
Pääteksti
Keskimmäiset kaksi tai kolme kappaletta kertovat, miksi juuri sinä olet sopiva tehtävään. Osoita, miten aikaisemmat kokemuksesi vastaavat työnantajan odotuksia.
Tässä kohtaa sinulla on enemmän tilaa kirjoittaa saavutuksistasi ja olennaisista taidoistasi. Kerro aiemmista kokemuksistasi ja niistä saamiasi tuloksia. Näin osoitat konkreettisen hyötysi. Tätä varten kannattaa lukea työpaikkailmoitus läpi ajatuksella. Pyri sisäistämään työn vaatimukset. Näiden kappaleiden lukemisen jälkeen lukijan pitäisi jo olla sitä mieltä, että olet sopiva ehdokas.
Lopetus
Viimeinen kappale yhdistää työhakemuksesi yksittäiset kappaleet yhdeksi kokonaisuudeksi. Ilmoita kiinnostuksestasi henkilökohtaiseen haastatteluun, jossa voisitte keskustella tarkemmin. Pitäydy ammattimaisessa ja kohteliaassa kirjoitustyylissä.
Vinkit vahvaan työhakemukseen
- Tee viestistä mahdollisimman olennainen: Jos haluat parantaa mahdollisuuksiasi saada kutsu työhaastatteluun, on tärkeää sovittaa jokainen hakemus työpaikkailmoitukseen. Toimistotyöntekijän tehtävät ja vastuut voivat vaihdella suuresti eri yrityksissä.
- Mainitse saavutuksesi: Työnantaja haluaa tietää, mitä voisit tuoda yritykselle. Anna siis konkreettisia esimerkkejä saavuttamistasi meriiteistä ja tuloksista.
- Osoita yhteistyökykysi: Työstä suoriutumisen lisäksi sinun on oltava myös hyvä kollega. Näytä, että voit tuoda positiivisen panoksen työilmapiiriin ja yrityskulttuuriin.
Vältä näitä sudenkuoppia
- Pitkät lauseet: Rekrytoijat lukevat viestisi nopeasti. Älä siis ole tylsä, vaan anna selkeä kuva siitä, miksi olet sopiva ehdokas – niin persoonasi kuin taitojesi osalta.
- Sekava muotoilu: Varmista, että CV:si ja työhakemuksesi muotoilu sopivat yhteen. Voit esimerkiksi käyttää työhakemuspohjaa.
- Virheet: Viestissäsi ei saa olla oikeinkirjoitus- tai kielioppivirheitä. Lue teksti huolellisesti läpi joka kerta tai anna jonkun toisen lukea se varmuuden vuoksi.
Johtopäätös
Toivottavasti sait ammennettua jotain tämän artikkelin vihjeistä ja pääset askeleen lähemmäksi kohti tavoitettasi toimistotyöntekijänä. Katso tarvittaessa CV-esimerkit, joilla vakuutat työnantajat. Meillä on myös työhakemukseesi sopivia CV-pohjia. Onnea työnhakuun!
Hae heti ja luottavaisin mielin vahvalla työhakemuksella, joka on käytännössä testattu ja noudattaa kaikkia HR-päälliköiden (kirjoittamattomia) sääntöjä.
